요즘 직장인들에게 가장 필요한 역량 중 하나는 ‘업무 효율화’라고 생각합니다.
업무량은 줄지 않는데 시간과 체력은 한정되어 있다 보니, 나에게 맞는 도구를 활용하는 게 중요해졌어요.
저는 최근 몇 달 동안 ChatGPT를 매일 업무에 투입해 보면서, 생각보다 훨씬 많은 시간을 절약할 수 있었고 작업의 퀄리티도 좋아졌습니다.
그래서 오늘은 제가 직접 사용한 경험을 기반으로 ChatGPT로 직장 업무를 줄이는 5가지 방법을 정리해보려고 해요.
하나만 적용해도 바로 시간을 절약할 수 있는 것들이니 꼭 참고해보세요.
■ 1) 메일·보고서 초안 만들기 자동화
가장 효과가 컸던 부분이 바로 ‘초안 생성’입니다.
업무 메일 하나 쓰는 데도 톤을 맞추거나 내용을 정리하는 데 시간이 꽤 걸리죠.
ChatGPT에게 아래와 같은 방식으로 요청하면 초안이 금방 나옵니다.
예시 프롬프트
- “고객 응대 내용 요약해서 점장님께 보고하는 메일 초안 만들어줘.”
- “문서 스타일은 간결하게, 핵심만 정리해줘.”
- “톤은 공손하지만 단호하게.”
이렇게 요청하면 전체 구조가 잡힌 메일이 바로 나오고,
나는 내 상황에 맞게 몇 줄만 수정하면 되니까 업무 시간이 확 줄어들어요.
특히 반복적으로 쓰는 양식이 있다면
ChatGPT에게 “이 스타일로 앞으로도 작성해줘”라고 하면
일관된 톤으로 계속 만들어줘서 편합니다.
■ 2) 회의록 요약·정리 업무 대폭 단축
회의가 끝나면 회의록을 작성해야 하는데,
실제로는 이 시간이 의외로 많이 들죠.
저는 회의 후 간단한 주요 내용만 타이핑해두고
다음과 같은 방식으로 ChatGPT에 정리를 부탁합니다.
예시 입력
- 회의 항목 5~10개를 줄글로 입력
- ChatGPT에 “실행해야 할 액션 중심으로 정리해줘”
- “우선순위 1~3번으로 나눠줘”
이렇게 정리하면 보고할 때도 훨씬 보기 좋고
팀원들이 이해하기 쉬워 반응도 좋았어요.
■ 3) 반복 업무 자동화 템플릿 만들기
업무 중 형식이 똑같은데 내용만 달라지는 작업이 많다면,
GPT를 이용해 ‘자동 템플릿’을 만드는 것이 정말 유용합니다.
예시로 만들 수 있는 자동 템플릿은 아래와 같아요.
- 고객 문의 응대 템플릿
- 점검 체크리스트 반복 문구
- 매일 쓰는 일정 보고 양식
- 월간 업무 리뷰 템플릿
- 교육 스크립트 템플릿
한 번 만들어두면 다음부터는 필요한 내용만 넣어달라고 하면 되고
시간이 절반 이상 줄어듭니다.
또한 템플릿을 ChatGPT에게 “이 템플릿을 기억해줘”라고 알려주면,
다음번부터는 해당 포맷으로 자동 생성됩니다.
■ 4) 스프레드시트(엑셀·구글시트) 공식 받아쓰기
엑셀을 잘 다루지 않아도, ChatGPT가 거의 모든 공식을 설명해줍니다.
특히 IF, VLOOKUP, COUNTIFS 같은 함수를 활용하는데
어떤 형태로 넣어야 하는지 몰라 헤매는 경우가 많죠.
예시 프롬프트는 다음과 같습니다.
- “A열과 B열을 비교해서 일치 여부를 다른 셀에 표시하는 공식 알려줘.”
- “조건이 3개일 때 COUNTIFS 공식 만들어줘.”
- “이 공식이 어떤 의미인지 직장인 눈높이에서 설명해줘.”
ChatGPT는 실제 데이터를 넣어서 예시로 보여주기 때문에
직접 따라 하기 훨씬 쉬워지고,
특히 반복 계산은 GPT 공식 그대로 복붙하면 해결됩니다.
■ 5) 업무 자료·교육 스크립트 빠르게 제작
직장에서는 프레젠테이션 자료나 교육 자료를 자주 만드는 편인데,
초안을 잡아야 할 때 시간이 많이 걸립니다.
그래서 최근에는 ChatGPT로 골격부터 잡아달라고 요청해 사용하고 있어요.
예를 들면:
- “신입 직원용 고객응대 기본 교육 자료 목차 만들어줘.”
- “슬라이드 10장 구성으로 각 페이지 핵심 문장을 적어줘.”
- “바쁜 상사에게 보고할 때 필요한 형식으로 정리해줘.”
이렇게 하면 자료 전체적인 흐름과 구조가 잡히고
나는 구체적인 회사 상황만 추가하면 되기 때문에
자료 만드는 시간이 크게 절약됩니다.
특히 발표용 스크립트도 자동으로 만들어줘서
회의 준비할 때 매우 유용합니다.
ChatGPT를 업무에 도입한 이후 가장 크게 느낀 점은
‘작게 쓰는 대신 자주 쓰기’가 중요하다는 것입니다.
한 번에 완벽하게 요구하기보다는,
작은 단위부터 맡기다 보면 점점 더 내 업무 스타일을 학습해
훨씬 자연스럽고 효율적인 결과물을 보여줍니다.
결국 ChatGPT는
내가 시간을 덜 써도 되도록 도와주는 ‘보조 인력’ 같은 존재라고 느껴져요.
앞으로도 업무 자동화와 효율화에 관심 있으신 분들에게
이 방법들이 조금이나마 도움이 되면 좋겠습니다.
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